Hur hög är din win rate egentligen? Riktmärken för IT-bolag

Fråga ett IT-bolags vd om deras win rate i offentlig upphandling. Svaret är nästan alltid ett ungefärligt tal — 'kring 30 procent' eller 'vi vinner varannan'. Sällan baserat på faktiska data. Det spelar stor roll, för strategin för att förbättra en win rate på 15 % skiljer sig fundamentalt från strategin för 40 %.

Vad är en genomsnittlig win rate?

Offentliga siffror på branschnivå är svåra att hitta, men utifrån upphandlingsstatistik från Upphandlingsmyndigheten och erfarenhet från marknaden ser mönstret ungefär ut så här för IT-tjänster och system: bolag utan strukturerat anbudsarbete vinner 15–25 % av lämnade anbud, bolag med systematisk kravhantering och dokumentationsrutin vinner 30–45 %. Differensen är inte primärt ett bättre erbjudande — det är bättre process.

Varför formalia är den dolda faktorn

Av anbud som utesluts, utesluts en betydande andel på formalia — missade skall-krav, fel format, utebliven bilaga. Dessa uteslutningar syns aldrig i din vinst-förlust-statistik på rätt sätt: du räknar in dem som 'förlorade' anbud när de i verkligheten aldrig var i spel. Det förvrider din bild av konkurrenssituationen.

Hur du räknar ut din faktiska win rate

• Ta alla anbud du lämnat de senaste 12 månaderna
• Dela upp i: vann kontrakt / förlorade på utvärdering / uteslutna på formalia / ej tilldelade ännu
• Din 'rena' win rate är: vann / (vann + förlorade på utvärdering)
• Formaliauteslutningarna är en separat kategori — de ska elimineras, inte förbättras

Vad skiljer bolag med hög win rate?

Tre faktorer återkommer konsekvent hos bolag med win rate över 35 %: 1. De gör en kravgenomgång innan de beslutar om att lämna anbud — och hoppar av om de har uppenbara gap mot skall-krav. 2. De skräddarsyr svar på bör-krav med specifika referenser till upphandlarens formuleringar, inte generisk bolagspresentation. 3. De har en intern granskningsrutin — minst en person som inte skrivit anbudet läser det kritiskt.

Att hoppa av är en underskattad strategi

En win rate-förbättring kan komma från att vinna mer — men också från att lämna in färre anbud på fel upphandlingar. Om du identifierar tidigt att du saknar ett kritiskt referensuppdrag eller certifiering, är det bättre att inte lämna anbud alls. Insatsen läggs istället på upphandlingar du faktiskt kan vinna.